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La conservazione degli atti notarili informatici: profili normativi e tecnici
La conservazione notarile: dal cartaceo al digitale
L’istituto della conservazione degli atti notarili riveste un’importanza paritetica rispetto alla fase della loro redazione. Già l’articolo 1 della legge notarile (l. n. 89 del 1913) individua nella funzione conservativa uno dei cardini del ministero notarile: i notai sono infatti pubblici ufficiali istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede e, per l’appunto, conservarli.
In forza di tale investitura, gli atti notarili devono essere permanentemente accessibili, consultabili e fruibili per una durata illimitata. Tale obbligo di custodia e pubblica fede prescinde dal supporto utilizzato: deve applicarsi sia agli originali cartacei sia agli originali informatici. L’atto notarile informatico, in quanto tale, necessita di un’architettura informatica solida e strutturata che ne garantisca l’immutabilità e la reperibilità a tempo indeterminato.
L’ordinamento prevede una disciplina rigorosa per la "vita" dell'originale cartaceo: esso viene redatto, sottoscritto, rilegato con inchiostro indelebile (ex art. 67, comma 2, r.d. n. 1326 del 1914). Successivamente, ai sensi dell’art. 106, comma 5, l. not., i repertori, i registri e gli atti dei notai cessati, deceduti o trasferiti vengono depositati presso gli Archivi notarili distrettuali. Infine, decorso un secolo dalla cessazione dell'esercizio del professionista, l’art. 58 del d.P.R. n. 1409 del 1963 dispone il versamento di tali atti all’Archivio di Stato per assicurarne la consultabilità perpetua in quanto beni facenti parte del demanio culturale. Questa medesima continuità storica e giuridica deve essere tassativamente mutuata e garantita anche per gli originali informatici.
Il quadro normativo: l'art. 62-bis della legge notarile
L’introduzione dell'atto pubblico informatico, avvenuta con il d.lgs. n. 110 del 2010, ha inserito nel corpo della legge del 1913 l’articolo 62-bis, il quale delinea il sistema di conservazione:
Art. 62-bis «1. Il notaio per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma, se informatici, si avvale della struttura predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato nel rispetto dei principi di cui all'articolo 60 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Gli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma conservati nella suddetta struttura costituiscono ad ogni effetto di legge originali informatici da cui possono essere tratti duplicati e copie.
2. Il Consiglio Nazionale del Notariato svolge l'attività di cui al comma 1 nel rispetto dei principi di cui agli articoli 12 e 50 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e delle regole tecniche di cui all'articolo 71 dello stesso decreto e predispone strumenti tecnici idonei a consentire, nei soli casi previsti dalla legge, l'accesso ai documenti conservati nella struttura di cui al comma 1.
3. Le spese per il funzionamento della struttura sono poste a carico dei notai e sono ripartite secondo i criteri determinati dal Consiglio Nazionale del Notariato, escluso ogni onere per lo Stato».
La norma fissa un principio cardine sul piano dell'informatica giuridica: l'unicità del documento e il valore legale dell'originale. L'atto conservato nella struttura centrale del CNN costituisce l'originale a ogni effetto di legge. Sebbene l'atto nasca nel momento della sottoscrizione delle parti e del notaio, l'ordinamento – per superare la natura intrinsecamente duplicabile del file digitale – individua l'esemplare racchiuso nel sistema di conservazione come l'unico "originale" da cui poter trarre copie conformi e duplicati informatici.
L'obsolescenza tecnologica e il rischio di alterazione del dato
Il passaggio dal supporto analogico a quello digitale introduce criticità strutturali. Se il documento cartaceo sconta l'usura fisica del tempo, il file digitale è soggetto all'obsolescenza tecnologica, un "nemico invisibile" capace di compromettere l'intelligibilità dell'atto nel lungo periodo.
Un file redatto in un formato informatico standardizzato attuale, nell'arco di un trentennio potrebbe non essere più consultabile o leggibile dai software futuri, traducendosi nella comparsa di schermate bianche o dati corrotti. Tale scenario è inammissibile per la funzione notarile: la perdita o l'illeggibilità dei titoli di proprietà determinerebbe la deriva ed il crollo della certezza dei traffici giuridici.
L’art. 44, comma 1-ter d.lgs. n. 82 del 2005 - Codice dell’amministrazione digitale, statuisce:
«In tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida».
L’eventualità che il singolo notaio debba provvedere autonomamente alla creazione e alla gestione di un’infrastruttura di conservazione digitale a norma presenterebbe criticità insormontabili, sia sotto il profilo tecnico sia sotto quello operativo. La funzione notarile, per sua natura, è disgiunta dalle competenze ingegneristiche e informatiche necessarie a implementare sistemi che garantiscano la sicurezza logica e l'adeguamento costante a un quadro normativo in perpetua evoluzione.
Ove si optasse per una gestione lasciata all’autonomia dei singoli notai, il rischio concreto sarebbe il ricorso generalizzato a provider privati esterni, con conseguente affidamento a terzi degli originali informatici. Tale scenario introdurrebbe elementi di grave incertezza giuridica: l'estinzione o lo scioglimento della società fornitrice del servizio comprometterebbero la reperibilità degli atti, ponendo complessi problemi di tutela e recupero degli atti e dei dati in essi contenuti. Inoltre, difetterebbero idonee garanzie circa la reale conformità del soggetto privato alle rigide prescrizioni di legge, mettendo a rischio l'inalterabilità, la leggibilità e la fruibilità perpetua del documento pubblico.
Per tali ragioni, il legislatore ha opportunamente accentrato la funzione di Conservatore in capo al Consiglio Nazionale del Notariato (CNN). Ai sensi della normativa vigente, la struttura non è soltanto predisposta, ma anche gestita direttamente dal CNN, il quale ha l'onere di aggiornare tempestivamente i sistemi tecnologici al mutare delle specifiche tecniche e delle fonti normative.
Tale architettura centralizzata garantisce la continuità della custodia anche dopo il termine dell'attività professionale del singolo notaio.
Nell'orizzonte analogico, l'art. 106 della legge notarile e il d.P.R. n. 1409 del 1963 impongono il trasferimento fisico degli atti del notaio cessato prima all'Archivio notarile distrettuale e, successivamente, all'Archivio di Stato. Nel contesto digitale, il medesimo passaggio e la conservazione dell'integrità del dato sono assicurati dal principio di interoperabilità codificato dall'articolo 50 del Codice dell'amministrazione digitale (CAD).
La cooperazione tra il Notariato e l’Amministrazione degli Archivi notarili e degli Archivi di Stato deve consentire il perfetto recepimento e la migrazione del file digitale attraverso i diversi stadi di conservazione pubblica, preservando l'assoluta e indefettibile unicità e la leggibilità dell'originale informatico.
Allo stato attuale, però, l’Amministrazione degli Archivi notarili non ha ancora approntato un’autonoma infrastruttura dedicata alla conservazione a norma del dato digitale. Tale carenza strutturale ha imposto la proroga della permanenza degli atti dei notai cessati dall'esercizio entro il sistema centrale del Notariato.
Attraverso protocolli convenzionali sottoscritti tra il CNN e l’Amministrazione degli Archivi notarili, sono state implementate procedure di collaborazione finalizzate sia all’espletamento delle ispezioni biennali sia alla conservazione degli atti e dei repertori dei notai cessati dall'esercizio professionale.
La tempestività dell'invio in conservazione e la patologia del documento
L'invio del documento informatico al sistema di conservazione a norma del CNN deve avvenire con la massima tempestività. Il mancato tempestivo versamento dell’atto nel sistema di conservazione espone l'atto (ed il notaio) a rischi severi. Oltre al pericolo di cancellazione accidentale, vi è il rischio legato alla scadenza del certificato di firma digitale.
Ai sensi dell’art. 24, comma 4-bis del CAD: «L'apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate».
Se il certificato di firma digitale dovesse scadere prima che al documento sia associato un riferimento temporale opponibile ai terzi, l'atto rischierebbe di risultare privo della sottoscrizione.
La verifica della firma digitale c.d. “alla data” è subordinata ai requisiti dell'art. 41 del d.P.C.M. 22 febbraio 2013, il quale include tra le modalità di validazione temporale opponibile proprio il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione a norma ad opera di un pubblico ufficiale (comma 4, lett. b).
Inoltre, il sistema di conservazione opera un controllo sui “formati dei file” (es. in conformità a quanto previsto nel Manuale di conservazione). Errori nella genesi del documento potrebbero comportare il blocco del versamento, con conseguenze, anche in questo caso, non di poco conto. Il notaio deve pertanto possedere una solida competenza in materia di diritto dell'informatica per governare correttamente la fase pre-conservativa.
Sicurezza del sistema, interoperabilità e il ruolo delle linee guida AgiD
Per garantire la resilienza del sistema rispetto a eventi catastrofici o compromissioni dell'infrastruttura principale, è istituito un sito di Disaster Recovery in una sede geografica distinta. Tale sito opera in replica rispetto al sito primario, duplicando dati, metadati e pacchetti informatici.
Laddove si verifichi la perdita fortuita degli atti o dei registri informatici in carico al notaio, l'art. 62-quater l. not. disciplina il procedimento di ricostruzione degli originali tramite ricorso al Presidente del Tribunale, ammettendo l'utilizzo di registrazioni informatiche o copie autentiche, statuendo tuttavia al comma 4 che «non si fa luogo al procedimento di ricostruzione se è disponibile una copia di sicurezza eseguita nell'ambito delle procedure di conservazione».
Sotto il profilo amministrativo e della gerarchia delle fonti, la materia è retta dalle Linee guida AgiD, inquadrate quali atti di regolamentazione tecnica vincolante, pienamente azionabili dinanzi al Giudice amministrativo. Esse operano una tassonomia dei ruoli nel processo di conservazione.
Il titolare dell’oggetto di conservazione è il notaio produttore degli oggetti di conservazione ossia degli atti pubblici e delle scritture private autenticate (e relativi allegati) che devono essere inviati in conservazione nei formati ammessi e prestabiliti nel manuale della conservazione.
Il pacchetto di versamento è il pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo il formato descritto nel manuale di conservazione.
Sono utenti abilitati: il notaio titolare; il notaio coadiutore; il notaio delegato; il presidente di distretto notarile; l’ispettore degli archivi notarili, il collaboratore autorizzato e gli altri soggetti abilitati dalla normativa.
Il Conservatore è il soggetto (pubblico o privato) che svolge l’attività di conservazione dei documenti informatici.
Il responsabile della conservazione è il soggetto che definisce ed attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Il responsabile della conservazione predispone il Manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Nel “sistema Notariato” il Responsabile della conservazione e il Conservatore si identificano entrambi nel CNN.
L'ispezione e il regime di accesso
La gestione accentrata in capo al CNN non lede la titolarità del documento, che permane in capo al singolo notaio. Il sistema non è un archivio aperto: nessun notaio può accedere agli atti di un altro professionista. L'accesso è rigidamente disciplinato in analogia al regime degli atti cartacei. Gli accessi esterni sono consentiti, nelle ipotesi di legge, per finalità ispettive: in tale sede l'Ispettore degli Archivi notarili accede all'area riservata per verificare l'originale informatico custodito.
Conclusioni
La conservazione a norma rappresenta l'atto conclusivo e qualificante dell'intero ciclo di vita del documento informatico. L’efficacia probatoria e la validità dell'atto nel tempo dipendono strutturalmente dal rigore formale applicato nelle fasi propedeutiche alla conservazione. Il notaio ha il dovere di mantenere il costante controllo tecnico e giuridico sugli strumenti informatici utilizzati, operando con piena consapevolezza in ossequio al dettato dell'articolo 47-ter della legge notarile.
NOTE:
Studio CNN in materia di Diritto dell’informatica, S. CHIBBARO – M. NASTRI, La conservazione degli atti notarili informatici, Studio CNN n. 3/2023, in www.notariato.it.