Le piattaforme del Notariato: le trasformazioni dell’attività e della funzione notarile

Raimondo Zagami

Notaio in Roma  

Le trasformazioni dell’attività e della funzione notarile

La trasformazione digitale

Il titolo di questo convegno è “trasformazione digitale e funzione notarile”. Diamo subito un contenuto al sintagma “trasformazione digitale” e vediamo come esso si correla alla “funzione notarile”.

Per “trasformazione digitale” si intende una revisione dei processi finalizzata alla dematerializzazione dei documenti e, in generale, delle informazioni. Ad es. se utilizzo un elaboratore testi e poi stampo i documenti ho fatto solo una “digitalizzazione”, ma non una “trasformazione digitale”.

Una mera “digitalizzazione” riguarda l’utilizzo più o meno esteso di applicazioni software, mentre una vera “trasformazione digitale” non significa solo utilizzare nuove applicazioni, ma comporta la revisione dei processi, intesa come riprogettare i flussi di lavoro operativi, ripensare il modo in cui creare valore, eliminando i passaggi superflui che la tecnologia renderebbe solo “più veloci" ma non “più efficienti”.

Si parla di “trasformazione digitale” nel piano triennale dell’informatica nella pubblica amministrazione 2024-2026, elaborato da AgID (Agenzia per l’Italia digitale): la “trasformazione digitale” è considerata quale strumento per dare nuove soluzioni ai problemi della pubblica amministrazione nel nostro paese e si pone l’obiettivo della sua accelerazione, con la revisione e innovazione dei processi.

Il notariato, con la sua natura mista di libera professione – pubblica funzione si è sempre considerato vicino, collegato, alla pubblica amministrazione, pur non facendone parte. La vicinanza del notariato alla P.A., l’essere un interlocutore privilegiato della P.A., a vantaggio di cittadini e imprese, spesso è un importante argomento che giustifica l’utilità del notaio nella nostra società. Anzi, diciamo pure che spesso l’inefficienza della P.A. è supplita in vario modo dall’intervento notarile.

Ora che la P.A. ha avviato e sta realizzando questo obiettivo di “trasformazione digitale”, il notariato non può permettersi di restare indietro, guardare alla finestra, e deve tenere il passo, per non essere sorpassato, non solo al fine di mantenere e giustificare il suo attuale ruolo, ma anche potendo acquisire nuove funzioni.

La distinzione tra “digitalizzazione” e “trasformazione digitale” teniamola ben presente, perché ci guiderà nel corso di questa esposizione. Vedremo come abbiamo realizzato una più o meno ampia “digitalizzazione”, ma siamo solo agli inizi della più interessante “trasformazione digitale”.

La “digitalizzazione” e la “funzione notarile”

Vediamo ora il rapporto tra la “trasformazione digitale” e la “funzione notarile”.

Per “funzione notarile” intendiamo il complesso dei poteri-doveri pubblici che lo Stato attribuisce al notaio. Per “attività notarile” intendiamo le concrete modalità operative e gli strumenti per mezzo dei quali il notaio esercita tale funzione.

L’attività è come facciamo il nostro lavoro, la funzione è perché lo Stato ci affida questo potere.

La “trasformazione digitale” ha riguardato, sta riguardando e riguarderà entrambi questi profili: sia l’attività notarile che la funzione notarile. Da una parte, la disponibilità di nuovi strumenti di attività porta a evoluzioni della funzione e all’attribuzione di nuove funzioni, sia sul piano della prassi che sul piano propriamente normativo; dall’altra, con l’evoluzione e l’attribuzione di nuove funzioni si rende necessario dotarsi dei relativi nuovi strumenti di attività.

In altri termini, la disponibilità di nuovi strumenti tecnologici porta a evoluzioni della funzione per rispondere alle nuove esigenze della società; queste evoluzioni della funzione richiedono poi che il notaio si doti dei nuovi specifici strumenti tecnologici per l’esercizio delle relative attività.

Faccio alcuni esempi immediati:

funzione → attività

ad es., l’obbligo di redigere gli appalti pubblici con atto notarile informatico ha avuto un impatto sugli strumenti di attività, con la creazione del sistema di conservazione informatica degli atti notarili;

attività → funzione

ad es., la disponibilità dei registri pubblici on-line, che sono strumenti di attività, ha avuto un impatto giurisprudenziale sulla funzione, perché rende ingiustificabile la mancata esecuzione di adempimenti preliminari e successivi vicini al momento della stipula; non è più come 100 anni fa, quando la conservatoria dei registri immobiliari si raggiungeva a cavallo e distava 100 km dallo studio del notaio;

funzione ← → attività

ad es., nel caso delle Srl on-line, da una parte la disponibilità di connessioni veloci e di strumenti di identificazione a distanza, che sono strumenti di attività, ha avuto un impatto sulla funzione, con la previsione normativa della costituzione delle Srl on-line; da un’altra parte, l’istituzione delle Srl on-line, con l’attribuzione della relativa funzione, ha richiesto la creazione della PNI (Piattaforma del Notariato Italiano) per la stipula on-line, che è uno strumento di attività;

ad es., nel caso di Internet e della firma digitale, da una parte la possibilità di trasmettere documenti on-line, che è uno strumento di attività, ha avuto un impatto sulla funzione, con la regolamentazione del documento informatico e della firma digitale; da un’altra parte, ciò ha richiesto di istituire l’autorità di certificazione dei notai.

E così esistono tanti altri esempi di queste correlazioni tra tecnologia, attività e funzione.

Le epoche della trasformazione digitale notarile (dalla digitalizzazione alla trasformazione digitale)

Il percorso di digitalizzazione del Notariato è iniziato quasi cinquanta anni fa, svolgendosi in quelle che chiamerei tre ere/epoche per semplificazione espositiva:

1. l’era dell’hardware e del software scollegati;
2. l’era di Internet (che collega l’hardware e il software) e della firma digitale;
3. l’era dell’intelligenza artificiale.

Riferendoci alla precedente distinzione tra “digitalizzazione” e “trasformazione digitale”, siamo, tuttavia, ancora oggi nella fase di “digitalizzazione” (ancorché avanzata), ma non di vera “trasformazione digitale”, perché non è stata realizzata, se non minimamente, la revisione e l’integrazione dei processi.

La “trasformazione digitale” abbiamo visto che è stata posta come obiettivo della P.A. La “trasformazione digitale” potrebbe – e ritengo dovrebbe – essere anche un obiettivo del Notariato.

Prima era: hardware e software scollegati

La prima era (hardware e software) è iniziata a fine anni ’70 con le prime macchine da scrivere digitali.

Le primissime macchine da scrivere digitali mostravano una riga di testo e permettevano di modificare le ultime parole. Si è passati rapidamente a sistemi di videoscrittura più avanzati antesignani degli attuali elaboratori testi. Si ricorda l’Olivetti ETV 300 che comandava una macchina da scrivere elettronica funzionante quale stampante. Nella seconda metà degli anni ’80 si sono cominciati a diffondere i primi personal computer e i fax. Quindi, a parte le prime precedenti applicazioni riservate a grandissimi studi, negli anni ’80 hanno cominciato anche a diffondersi i primi gestionali specifici per l’attività notarile.

La digitalizzazione nel contempo ha interessato la pubblica amministrazione e i registri con i quali si relaziona il notaio. Mi riferisco in particolare ai Registri immobiliari digitalizzati a partire da inizio anni ’90 e il Registro imprese digitalizzato a partire da fine anni ’90.

Seconda era: Internet e firma digitale

La seconda era rappresenta il passaggio dall’automazione individuale (PC) alla connessione globale (Internet).

A metà anni ’90 Internet comincia a diffondersi al di fuori del mondo militare, accademico e finanziario, raggiungendo il grande pubblico.

Nel 1997 viene costituita Notartel SPA, che rappresenta una pietra miliare in questo cammino di evoluzione e di trasformazione digitale del notariato. Notartel nasce con l’intento di offrire servizi digitali ai notai, servizi che il singolo notaio non potrebbe ottenere, oppure che otterrebbe solo a gravose condizioni. In tal senso, pur non essendo propriamente giuridicamente tale, Notartel ha una funzione sostanzialmente di cooperativa dei notai, che li sostiene nel processo di digitalizzazione e di trasformazione digitale che li riguarda.

Gli strumenti di attività che offre Notartel, per rispondere alle evoluzioni della funzione, hanno trasformato e stanno trasformando l’attività notarile, e sono ben noti: accesso ai registri pubblici, firma digitale, conservazione, PNI, ecc.

Nello stesso periodo in cui si diffonde l’uso di Internet, non per caso si comincia a parlare di firme digitali al di fuori dei ristretti ambiti accademici, militari e finanziari. La firma digitale diventa, infatti, lo strumento necessario per esercitare la funzione notarile con la trasmissione di documenti tramite Internet.

Terza era: intelligenza artificiale

La terza era, con la diffusione dei sistemi di intelligenza artificiale, è iniziata da un paio di anni, ne stiamo vedendo i barlumi e cerchiamo di immaginarne lo sviluppo.

Riteniamoci fortunati di vivere in questo periodo interessante e ancora più fortunati sono i notai che hanno potuto vivere, apprezzare e stupirsi per le evoluzioni che abbiamo descritto, potendo immaginare e sperare di vedere ancora qualcosa di nuovo e stupefacente nel prossimo futuro.

La seconda era è caratterizzata dalla massiva produzione di documenti, sia cartacei che informatici, con l’ausilio degli strumenti informatici, che ne agevolano la produzione in vario modo: stampanti veloci, rapida duplicazione di testi, automazioni compilative, ecc.

La terza era sarà caratterizzata dalla massiva produzione di informazione da parte di sistemi di intelligenza artificiale. Questa stessa intelligenza artificiale costituirà ausilio all’essere umano per esaminare la grande massa di informazioni disponibile. Assistiamo a un dialogo tra intelligenze artificiali, che scrivono e rispondono tra loro, senza coinvolgere l’essere umano. Già oggi lo vediamo spesso: un’intelligenza artificiale scrive, un’altra (ma potrebbe essere anche la stessa) legge ciò che ha scritto la prima.

L’evoluzione della funzione/attività di documentazione notarile

Abbiamo parlato di “digitalizzazione” e di “trasformazione digitale”, ripercorrendo un sintetico excursus storico, e abbiamo visto come hanno riguardato, muovendosi in un senso e nell’altro, sia l’attività che la funzione del notaio.

Concentriamo ora l’attenzione sulla documentazione notarile. La documentazione può essere intesa, da una parte come funzione, dall’altra come attività strumentale ad altre funzioni.

La legge notarile può essere vista come un complesso di norme che insieme, spesso indistintamente, regolano funzione e documentazione, scritta in un’epoca in cui la documentazione era la funzione più importante e non si conosceva né si immaginava una forma di documentazione diversa e più avanzata di quella cartacea.

Con l’evoluzione della società, la documentazione notarile, da funzione prevalente, si è andata trasformando in attività strumentale ad altre funzioni del notaio; a ciò si aggiunga l’evoluzione tecnologica e l’utilizzo dei documenti informatici. Per cui, oggi si può apprezzare e ragionare in una prospettiva di distinzione tra documentazione e funzione, distinzione in passato né apprezzata né utile. Future revisioni della legge notarile, in tal senso, potrebbero muoversi verso una più marcata distinzione e conseguente disciplina delle funzioni del notaio, distinguendole dalla disciplina della documentazione di queste funzioni.

Il flusso attuale degli atti notarili

Un obiettivo osservatore esterno che esaminasse il nostro processo documentale resterebbe oggi quantomeno incredulo nel vedere un flusso nella creazione dell’atto notarile, che parte da documenti digitali, passa attraverso la carta e ritorna digitale.

Infatti, gli atti notarili sono scritti con strumenti digitali, vengono stampati su carta e poi ritornano digitali per la loro distribuzione. Quindi, il cosiddetto originale cartaceo viene riposto e pressoché dimenticatoi, dato che le copie vengono fatte dalla c.d. matrice.

È un sistema ibrido digitale-analogico, che crea soltanto una maggiore complessità di gestione, imponendo a tutti i notai il mantenimento di due processi organizzativi paralleli: quello per la creazione/gestione dei documenti cartacei e quello per la creazione/gestione dei documenti informatici. È una situazione evidentemente illogica, dispendiosa, irrazionale. Costringe a mantenere due sistemi paralleli di produzione documentale: informatica e cartacea. Anche perché, in taluni casi (obbligatori o facoltativi) il processo si svolge, invece, tutto in forma digitale, creando un doppio binario di conservazione.

La completa dematerializzazione degli atti notarili

Sarebbe, evidentemente, più semplice, efficiente ed economico, per ogni notaio, mantenere un solo processo di produzione, gestione e conservazione documentale. Questo unico sistema oggi ovviamente non potrebbe essere più quello cartaceo.

Per il passaggio a un sistema totalmente digitale non dovrebbe essere necessaria una norma che lo imponga, come è stato fatto per gli appalti pubblici.

La totale digitalizzazione degli atti notarili potrà essere una libera scelta di convenienza per ogni notaio. Non credo sentiremo la mancanza di costose stampanti, scatoloni di carta, pesanti volumi, spazi dedicati negli uffici, trasporti all’archivio notarile, ecc.

Si tratterebbe, dunque, di semplificare i processi, dismettere la costosa e complessa organizzazione volta alla creazione/gestione/conservazione degli atti notarili cartacei e di utilizzare/migliorare soltanto l’altra già esistente organizzazione per la creazione/gestione/conservazione degli atti notarili informatici.

Gli atti notarili informatici “nativi” esistono dal 2013 e i notai hanno ampiamente dimostrato di saperli fare bene, da oltre 10 anni.

Sono noti i motivi per i quali ancora non si è arrivati alla completa digitalizzazione. Occorre un intervento normativo sulle c.d. postille “postume” per sbloccare la situazione attuale e permettere una completa volontaria e libera digitalizzazione degli atti notarili, a vantaggio di tutti, studi notarili, uffici della pubblica amministrazione e cittadini.

La centralità dell’informazione

Prima di immaginare e per cercare di comprendere il futuro della documentazione notarile, spostiamo l’attenzione e concentriamoci non più sul documento, quale oggetto materiale, ma sulla documentazione, intesa quale registrazione delle volontà e dell’assetto di interessi. Parliamo di centralità dell’informazione (della conoscenza).

La centralità dell’informazione (della conoscenza) non è una novità dei tempi attuali. Ad es. le opere degli antichi filosofi greci hanno viaggiato nel tempo muovendosi da un tipo di supporto a un altro: tavolette di legno, tavolette di cera, papiri, pergamene, carta e, infine, digitale. Il c.d. “pensiero occidentale” non è il rotolo o il libro, ma l’insieme di intuizioni e capacità di elaborare il mondo che ci circonda trasmesso dagli antichi pensatori.

Paradigmatica in tal senso è l’innovativa casa automobilistica Tesla, che utilizza i milioni di suoi veicoli venduti e in circolazione quale strumento per acquisire informazioni sulla guida, al fine di elaborarle, mantenere un archivio e poi diffonderle, con un approccio che pone al centro dei suoi progetti di sviluppo non il veicolo in sé (la materialità) ma l’informazione (immateriale) che consentirà al veicolo, a tutti i veicoli del mondo, di muoversi in autonomia.

Ciò che interessa alla società non è il documento in sé, ma l’informazione che il documento rappresenta e veicola. Quando l’informazione è distribuita in molteplici documenti scollegati diventa difficile ricavarla in modo completo e attendibile. Per restare nel campo notarile, ad es. se io esamino una procura, devo anche tenere conto della revoca di questa procura; se io esamino un atto di acquisto di un immobile, devo anche esaminare il successivo atto di vendita dello stesso immobile.

Il notaio, ogni singolo notaio, acquisisce, elabora e diffonde informazioni. Anche per il notaio, dunque, vale il tema della centralità dell’informazione, indipendentemente dal tipo di supporto utilizzato.

Nell’attività del notaio i quattro profili del trattamento dell’informazione possono essere così schematizzati:

• acquisizione dell’informazione: il notaio acquisisce informazioni dai suoi clienti, dalle banche dati pubbliche, da altre banche dati private, da altri consulenti, dalle fonti del diritto (dottrina, giurisprudenza, normativa);
• elaborazione: l’elaborazione dell’informazione consiste nella prestazione della consulenza, nella formulazione del regolamento tra le parti o nella traduzione della volontà della singola parte;
• conservazione: il notaio conserva l’informazione risultato dell’elaborazione, e anche l’informazione posta a base dell’elaborazione;
• diffusione: il notaio diffonde l’informazione prodotta, trasmettendola o mettendola a disposizione di pubbliche amministrazioni, cittadini e imprese.

Il notaio tradizionalmente ha prodotto documenti qualificati, qualificati per il processo di acquisizione, elaborazione, formazione, conservazione e diffusione. La legge e il regolamento notarile per la gran parte sono regole di per la gestione di un workflow documentale su carta.

Con la dematerializzazione, il notaio continua a gestire informazione qualificata, qualificata in tutte e quattro le fasi del processo. Ma è destinato a cambiare il modo di intendere il documento e la documentazione, nonché la funzione della conservazione.

Il documento e la documentazione

L’idea del documento nasce e si sviluppa in relazione ai limiti fisici che lo hanno sempre caratterizzato. Oggi, per realizzare la vera “trasformazione digitale”, occorre mettere da parte la tradizionale definizione carneluttiana del documento che ormai è superata e legata alla materialità; l’indifferenza del supporto è ormai un’idea elaborata e acquisita.

Gran parte della legge notarile e del regolamento sono regole per la formazione del documento materiale e per garantire la sua immodificabilità. Sono norme scritte in un’epoca in cui l’aspetto della formazione documentale era del tutto prevalente in un mondo popolato per lo più da analfabeti.

Non c’è molta differenza tra una tavoletta scritta dai sumeri di 5000 anni fa e un atto notarile cartaceo: entrambi sono oggetti materiali definiti, con segni grafici impressi sopra.

La legge notarile e, in generale, gran parte delle norme sui documenti e i registri pubblici, sono il retaggio normativo e mentale di 5.000 anni nei quali i diversi documenti non erano direttamente tra loro relazionabili. Con le attuali tecnologie, viene superata l’idea del documento chiuso e finito.

Anche l’espressione “documento informatico” non è una vera evoluzione, ma rappresenta un’espressione di comodo, recepita inizialmente dalla normativa del 1997, che nasce da una trasposizione dei costrutti mentali dei documenti materiali ai documenti immateriali. Infatti, l’elaborazione informatica non conosce e non considera la definizione di documento, quale documento unitario; è solo un’idea umana. Si tratta sempre di bit. D’altra parte, già i dati e documenti in un hard disk sono frammentati. Il limite del documento non si addice a una rete neurale di software che simula i neuroni umani.

La documentazione multicellulare

I documenti sono destinati a cambiare sotto molteplici profili, che vanno oltre una mera dematerializzazione.

Si passa da documenti monolitici a documentazione dinamica di informazioni, nel senso che un assetto di interessi viene documentato da molteplici registrazioni informatiche. Ciò che conta non è produrre un documento, ma creare e conservare informazioni. Ad es. l’identità digitale si preleva alla fonte, non occorre esibire un documento.

Non si tratta di semplici hyperlink, che possono pure essere contenuti o applicati a un atto notarile informatico, ma di una visione integrata e relazionale dell’informazione.

Prima la connessione intima era tra notaio-atto-documento. In futuro sarà sempre più un rapporto tra notaio-informazioni, notaio-dati.

Il documento, la documentazione non è più unicellulare/monolitica, ma diventerà frutto di molteplici informazioni relazionali ricomposte. L’assetto di interessi può essere composto da molteplici cellule, che si creano e si sviluppano in una catena temporale, con diversi attori/fruitori.

Prepariamoci a vedere sparire il documento come oggi lo intendiamo, per andare verso il risultato di elaborazioni di molteplici fonti di informazioni, che restituiscono l’informazione desiderata. Ad es. l’informazione se una procura è ancora valida e quali sono i poteri del procuratore; l’informazione se una casa è di una persona e non di un’altra, ecc.

Il notaio deve documentare un assetto di interessi, delle volontà. E possiamo farlo oggi con potenti strumenti che fino a qualche anno fa non erano nemmeno immaginabili.

In futuro forse nemmeno si parlerà più di “atto” notarile, ma di regolamento di interessi notarile o di regolamento notarile di interessi, ponendo l’accento sulla sostanza e sul risultato dell’attività, piuttosto che sul mezzo fisico di documentazione (l’atto).

Non si può parlare di “postilla” in un documento informatico, essendo un concetto intimamente legato alla materialità. Il nuovo documento è multicellulare. La postilla – nei limiti in cui potrà essere ammessa – non è una modifica dell’atto, ma un altro pezzo di cui si compone l’informazione. Ad es. una procura è composta dall’iniziale procura, dalla sua “postilla” e dalla successiva eventuale revoca, nonché da una nuova procura, il tutto correlato e mostrato in modo unitario. Questa correlazione è realizzabile non solo nell’ambito delle creazioni dello stesso notaio, ma anche di notai diversi.

Ciò che deve essere e restare immodificabile è la convenzione, l’assetto e il regolamento di interessi, le volontà; non interessa più il documento in sé.

La conservazione qualificata

L’accento si sposta sulla conservazione dell’informazione, piuttosto che sulla conservazione dei documenti.

La sicurezza dell’informazione, intesa come garanzia di integrità e provenienza, non sarà più data dalla firma autografa o dalla firma digitale sul documento, ma dalla qualificazione di chi crea l’informazione, la immette nel sistema di conservazione e poi dalla qualificazione di chi la conserva, la elabora e la distribuisce.

L’atto notarile si evolverà verso una conservazione multicomponente di informazioni in basi di dati relazionali e qualificate sia per origine che per tenuta.

Tutti i componenti sono legati tra loro nel sistema di conservazione – o in più sistemi di conservazione relazionati – e formano un unico assetto di interessi notarile informatico portatore di maggiori informazioni, garantite dai conservatori. Ad es. il sistema di conservazione, nel rilascio di una copia di un atto notarile restituisce una serie di documenti/informazioni, oltre all’atto notarile iniziale, come ad es. le informazioni di repertorio e di raccolta, le successive informazioni fiscali e di pubblicità legale, le eventuali annotazioni di correzioni/integrazioni, i riferimenti ad altri atti notarili (ad es. successive revoche di procure, vendite dello stesso immobile, modifiche dello statuto, ecc.).

Pertanto, le successive correzioni dell’atto notarile informatico – nei limiti in cui potrebbero essere ammesse – non sono da considerare come “rettifiche” o “postille postume”, bensì elementi facenti parte dello stesso e unico regolamento di interessi presente nel – o ricavabile dal – sistema di conservazione.

La fonte dell’informazione è la questione più importante e deve essere qualificata, sia nell’origine che nella modalità di trasmissione. Il documento non è più firmato, ma conservato in modo qualificato e di conseguenza distribuito in modo qualificato.

La firma digitale era utile mentalmente parlando, perché ci faceva tutto sommato restare in uno schema mentale conosciuto, confortevole, pur se trasposto nel digitale. Ci si sposta verso sistemi di autenticazione avanzata e di qualificazione per l’accesso ai sistemi informatici che trenta anni fa, quando venne fatto l’impianto normativo della firma digitale, non esistevano. Inoltre, è noto che la sicurezza della firma digitale si basa sulla difficoltà di risolvere alcuni problemi matematici; l’introduzione dei computer quantistici, che eseguono elaborazioni in parallelo, con enormi capacità di calcolo, si dice che comprometterà le basi crittografiche della sicurezza della firma digitale. In questo nuovo scenario non ha più alcun senso parlare e preoccuparsi di firme del documento, marche temporali, postille, PDF/A, ecc.

L’accesso controllato ai sistemi di conservazione qualificata delle informazioni rende superata e superflua la formazione e distribuzione di copie di atti e documenti come le intendiamo tradizionalmente. Le informazioni potranno essere direttamente prelevate alla fonte da parte dell’interessato/abilitato, sia pubblica amministrazione che cittadino o impresa. I dati/documenti non vengono più trasmessi, depositati, ma conservati in repository qualificati e da qui prelevati direttamente dalle persone interessate/abilitate (dalle P.A. al cittadino/impresa).

Questi archivi digitali potranno essere consultati da intelligenze artificiali che ne estraggono le informazioni di volta in volta richieste. Ad es. a fini fiscali e contributivi, per accertare la proprietà di un immobile, i poteri di un procuratore, ecc.

Ad es. si può già ora immaginare: la trasmissione della procura non avrebbe più senso, potendo il notaio destinatario prelevarla/verificarla direttamente; analogamente, in una prospettiva di interoperabilità, quantomeno europea, perderebbe senso anche l’apostille, dato che il notaio potrà prelevare ad es. la procura dall’archivio qualificato che ne garantisce di per sé la provenienza.

In uno scenario futuro è destinata a perdere di significato la distinzione tra atti notarili “conservati” e atti notarili “rilasciati”. Questa distinzione aveva senso in un sistema di documenti materiali. Con la dematerializzazione diventa immediato e agevole, oltre che essenzialmente necessario, conservare tutto.

I registri di pubblicità legale

Con l’archiviazione digitale, relazionata e distribuita delle informazioni, unitamente alle possibilità di trattamento dell’intelligenza artificiale, in una visione futuristica, sembra potersi superare anche l’idea della tradizionale struttura del registro di pubblicità legale.

In una fase ancora oggi transitoria pensiamo di utilizzare l’intelligenza artificiale per estrarre i dati dagli atti notarili e creare i cosiddetti adempimenti, come ad es. la nota di trascrizione. In futuro, non solo l’atto notarile non sarà più il documento monolitico che conosciamo; ma anche i registri pubblici probabilmente si configureranno in modo diverso.

I registri di pubblicità legale sono, infatti, fondamentalmente grandi indici e archivi qualificati di documenti, che si giustificano in un sistema di documenti cartacei, unicellulari non correlati, come tali non direttamente conoscibili, consultabili ed elaborabili. Da questo punto di vista, ciò vale indistintamente sia per il sistema francese personale che per quello tedesco tavolare.

I registri di pubblicità legale nascono perché un tempo i pesi sui fondi erano ricavabili da documenti unicellulari dislocati e non conoscibili. Per cui, si è pensato di riunirli tutti in registri centralizzati con gli effetti costitutivi/dichiarativi e le presunzioni di conoscenza che tutti conosciamo. Se Napoleone avesse avuto a disposizione il cloud, le reti di connessioni dati e l’intelligenza artificiale, forse non si sarebbe preoccupato di istituire un registro pubblico, perché i pesi sui fondi sarebbero stati conoscibili con questi strumenti.

La stessa nota di trascrizione è un emblema dell’inefficienza del sistema. La nota di trascrizione (sia essa cartacea o digitale, a contenuto libero o strutturato) esiste perché è complesso consultare e gestire tutti i titoli nella loro interezza, la nota è un sunto più agevole da conservare, consultare e distribuire. Si è passati dalla conservazione informatica solo della nota, alla conservazione/trasmissione informatica anche del titolo, ma si dibatte ancora sul rapporto giuridico tra nota e titolo. Anche la divisione in province dei registri immobiliari sembra oggi dettata più da un’esigenza di gettito fiscale che da altro.

L’archiviazione qualificata digitale massiva, correlata e accessibile dei titoli – meglio delle informazioni – combinata con la capacità di ricerca dell’intelligenza artificiale cambierà tutto.

La trasmissione di documenti è anche un’impostazione mentale superata. Oggi mandiamo i documenti in conservatoria, al catasto, al Registro imprese, ad altri notai, ai clienti, ecc. È un retaggio del documento unicellulare e materiale. Nel nuovo scenario, non si trasmettono documenti, ma si preleva l’informazione alla fonte dove è conservata. I fruitori attingono direttamente all’informazione, nel modo e nella misura in cui viene resa disponibile. Le correlazioni/elaborazioni possono essere fatte a monte dal conservatore o a valle dal fruitore.

Il registro di pubblicità legale allora cesserebbe di essere un archivio indicizzato come oggi, ma potrebbe diventare uno speciale aggregatore qualificato di informazioni reperite da varie fonti pure qualificate, attraverso strumenti altrettanto qualificati.

Parimenti, gli archivi notarili potrebbero cessare di essere dei conservatori documentali, per diventare degli ulteriori controllori qualificati di informazioni, valorizzando ed esaltando l’aspetto più propriamente intellettuale e professionale della loro funzione. L’inizio di questa evoluzione già la vediamo con la conservazione degli atti notarili informatici, il cui archivio, oggi ancora mantenuto da Notartel, è reso accessibile agli archivi notarili.

I dati e le informazioni digitali non ha senso duplicarli in diversi gestori/conservatori, per cui le partite del futuro si giocheranno, da una parte sul ruolo dei soggetti (probabilmente pochi) conservatori qualificati, e da un’altra parte sul ruolo dei soggetti (tanti), più o meno qualificati, che immetteranno le informazioni, vi avranno accesso e potranno elaborarle.

Il repertorio e gli indici

Il repertorio notarile è un aspetto emblematico dell’evoluzione della “digitalizzazione” e della “trasformazione digitale”, nelle sue varie fasi:

1. repertorio esclusivamente cartaceo e scritto a mano;
2. repertorio “meccanizzato”, scritto con il computer e stampato (situazione attuale per la maggior parte dei notai). È un’applicazione di mera “digitalizzazione”, che non incide sui processi;
3. trasmissione di estratti mensili digitali agli archivi notarili. Da realizzare a breve.

Anche la terza fase rappresenta soltanto una mera “digitalizzazione” e non una “trasformazione digitale”. Quest’ultima potrà realizzarsi con la tenuta del repertorio originale in forma esclusivamente informatica. Questa non dovrà essere la conservazione delle “pagine” del repertorio, bensì la conservazione di una base di dati, intesa come righe di repertorio, che vengono di volta in volta immesse e conservate in formato digitale.

Volendo restare nel tema del repertorio e immaginare il futuro che ci aspetta, con la completa dematerializzazione degli atti – o meglio delle informazioni degli assetti di interessi notarili – e con la loro archiviazione e conservazione relazionata, in futuro forse perderanno ragione di esistere i repertori e gli indici in genere dell’attività notarile.

I repertori sono, infatti, degli indici, che si giustificano in relazione al tipo di documentazione cartacea monolitica, scollegata e non direttamente ricercabile ed elaborabile. I repertori notarili nascevano per tenere traccia dell’attività notarile in un sistema di documenti materiali. 

Con la dematerializzazione, gli scopi della tenuta dei repertori sono direttamente, ugualmente, immediatamente e, quindi, meglio soddisfatti con altri mezzi, dai cosiddetti log a dirette elaborazioni degli archivi degli atti e delle informazioni degli assetti notarili, anche attraverso i nuovi sistemi di intelligenza artificiale.

I software di gestione e le elaborazioni delle informazioni

I software gestionali degli studi notarili, che fino a oggi erano strumenti pensati per lo più, prima, per agevolare la produzione di documenti cartacei, poi, per la produzione e conservazione di documenti digitali, si dovranno evolvere verso nuovi schemi nel senso di moduli applicativi che alimentano ed elaborano le informazioni.

La centralità è sempre il trattamento dell’informazione inserito in più ampi processi organizzati.

Le applicazioni saranno “spacchettate” in moduli autonomi e tra loro interoperabili, per operare su basi di dati correlati e in formato standard. Questo lo stiamo cominciando a vedere oggi: ad es. l’applicazione PNI è richiamabile dai software gestionali, così la nuova notaio ID e così sarà per la conservazione.

Le più interessanti applicazioni sono ancora tutte da realizzare e probabilmente ancora da immaginare.

Conclusioni

A questo punto, possiamo porci un paio di domande conclusive e trarre già qualche risposta sulla base dell’esperienza vissuta:

1. la “trasformazione digitale” può agevolare l’esercizio dell’attività strumentale alla funzione notarile? La risposta, sempre sulla base dell’esperienza, è certamente positiva;
2. la “trasformazione digitale” mantiene la funzione notarile sempre attuale, la svilisce o la valorizza? La risposta, sempre sulla base dell’esperienza di questi ultimi cinquanta anni, è certamente positiva, nel senso che la valorizza. Nel complesso, l’attività del notaio è risultata valorizzata da questo processo di “trasformazione digitale” e ne risulterà ulteriormente valorizzata.

La “trasformazione digitale” non svilisce la funzione notarile, ma ne fa emergere e ne mostra il suo nucleo vero: la creazione e certificazione di assetti di interessi.

Ciò porterà a una valorizzazione delle norme sostanziali dell’attività del notaio, che sarà sempre più un qualificato creatore/regolatore di transazioni e assetti di interessi, nonché baluardo della legalità e del rispetto della legge.

L’intelligenza artificiale sostituirà un po’ di stupidità naturale e valorizzerà l’intelligenza naturale di coloro che vorranno e sapranno assumersi responsabilità e dare garanzie. Per cui, se da una parte l’intelligenza artificiale sembra sostituirsi e rischia di impoverire la capacità di pensiero umano, da un’altra parte lancia la sfida di un’evoluzione del pensiero umano verso nuove e ancora sconosciute capacità di elaborazione del cervello, perché alleggerito da compiti ripetitivi o, comunque, di minor valore.

Dalla centralità del documento notarile alla centralità del notaio, per la sua qualificazione, per le sue conoscenze da cui deriva tale qualificazione, per il suo ruolo di garante conseguente a tale qualificazione e, in generale, per la fiducia che assicura.

Il notaio produce modifiche del mondo giuridico; il documento è un qualcosa di secondario, è solo la prova di queste modifiche.

I notai saranno qualificati creatori/documentatori di assetti di interessi.

I notai non sono la carta e non sono il documento informatico, così come i notai non erano il papiro, la tavoletta di cera, la pergamena, ma sono qualificati creatori di assetti di interessi: è questo il cuore della funzione notarile nel mondo digitale.

Dall’atto notarile si passerà al regolamento di interessi notarile, ponendo l’accento sulla sostanza e sul risultato dell’attività, piuttosto che sul mezzo fisico di documentazione (l’atto).