Lingue straniere nelle scritture private autenticate e negli allegati agli atti notarili

Elisa Puglielli

Notaio in Roma

In un’epoca di relazioni internazionali sempre più intense e di incremento del fenomeno di immigrazione e di investimenti di stranieri si verifica una sempre più frequente richiesta di circolazione anche internazionale degli atti che rende necessario un approfondimento della relativa disciplina. Il mio intervento verterà sugli aspetti pratici con cui il notaio si trova a confrontarsi in questi casi ed in particolare, sugli aspetti formali delle scritture private autenticate e degli allegati agli atti notarili, come analizzati nello Studio del CNN n. 7/2021A, approvato dalla Commissione Affari europei ed Internazionali il 13 gennaio 2021 a firma mia e della collega Eleonora Bazzo, in forma di domande e risposte.

In primo luogo occorre chiedersi se gli articoli 54 e 55 della legge notarile siano o meno applicabili alle scritture private autenticate da un notaio italiano.

Ricordiamo che la regola disposta dall’art. 54 della legge notarile stabilisce che «gli atti notarili devono essere scritti in lingua italiana».

Le eccezioni alla regola che gli atti debbano essere scritti in lingua italiana sono previste:  

– dal secondo comma dell’art. 54 l. not. (se le parti non conoscono la lingua italiana e la lingua straniera è conosciuta dal notaio, l’atto può essere scritto in lingua straniera ed all’atto deve essere apposta in calce o a fronte la traduzione in italiano ed entrambi i testi devono essere sottoscritti); 

– dall’art.  55 l. not. che prevede che se le parti non conoscono la lingua italiana ed il notaio non conosce la lingua straniera l’atto deve essere scritto in lingua italiana e si deve aggiungere la traduzione giurata in lingua straniera effettuata da parte di un interprete scelto dalle parti munito dei requisiti richiesti per i testimoni.

La ratio della disciplina così strutturata, è duplice:

– ha lo scopo di rendere possibile la comprensione reciproca tra notaio, parti e testimoni al momento della redazione dell’atto;

– è volta a garantire a qualunque terzo la possibilità di conoscere il contenuto del documento che per sua natura, in quanto pubblico, è destinato a circolare.

Non va peraltro dimenticato che la violazione degli artt. 54 e 55 della l. not. è sanzionata con la nullità dell’atto ai sensi dell’art. 58 comma 1 n. 4, l. not. e che il notaio è passibile di sospensione ai sensi dell’art. 138, comma 1 lett. b, l. not. e di destituzione in caso di recidiva (art. 142 c. 1, lett. b, l. not.).

La disciplina dettata dagli artt. 54 e 55 l. not. è stata disegnata tenendo come unico punto di riferimento il solo atto pubblico. Secondo la dottrina pressoché unanime[[1]] (mi riferisco anche alle risposte a quesito del CNN ed agli indirizzi dati dalla Commissione Affari europei e internazionali), pertanto, in linea di principio, gli artt. 54 e 55 l. not. non si applicano alle scritture private autenticate.

Le stesse esigenze che giustificano la disciplina dettata per l’atto pubblico non si presentano infatti per le scritture private autenticate: l’atto pubblico è formato dal notaio, mentre la scrittura privata è formata dalle parti. Il testo della scrittura da autenticare è formalmente opera delle parti e non del notaio, anche quando il notaio sia stato incaricato della sua redazione poiché tale incarico opera unicamente sul piano del contratto d’opera professionale.

Tuttavia, il notaio che autentichi la sottoscrizione di una scrittura privata:

– è comunque tenuto al controllo di legalità della stessa (disposto dal legislatore art. 12, primo comma, lettera a, della legge 28 novembre 2005, n. 246, che ha espressamente esteso l’art. 28, n. 1, l. not. anche alle scritture private autenticate), e quindi deve poterne conoscere il contenuto;

– è tenuto al compimento di determinate formalità, di registrazione e di pubblicità immobiliare e commerciale per le quali è necessario che l’atto sia scritto in lingua italiana (art. 11 del d.P.R. n. 131 del 1986 sull’imposta di registro in base al quale chi richiede la registrazione di atti – anche non notarili – in lingua straniera deve allegare una traduzione giurata o fatta dal notaio, degli stessi e art. 2657 c.c. per la pubblicità nei registri immobiliari).

Possiamo quindi provare ad analizzare, raggruppandole per tipologie, le casistiche che dal punto di vista pratico il notaio può trovarsi ad affrontare.

1) Scrittura privata scritta in lingua straniera conosciuta dal notaio. 

Il notaio italiano può autenticare una scrittura privata in lingua straniera, se conosce tale lingua, in quanto può compiere sulla stessa il prescritto controllo di legalità. 

Nella formula di autentica, è opportuno che il notaio dichiari di conoscere la lingua straniera.

La scrittura privata in lingua straniera, autenticata dal notaio, deve anche essere munita di traduzione in lingua italiana, solamente se leggi speciali in materia fiscale o di pubblicità la richiedano per consentire l’adempimento di determinate formalità, di registrazione e di pubblicità immobiliare e commerciale, della scrittura medesima.

La traduzione in italiano deve essere conforme alle formalità richieste da detta normativa speciale, non essendo applicabile alle scritture private autenticate, come sopra specificato, la legge notarile dettata per gli atti pubblici. Nel caso opposto, in cui l’atto non sia soggetto a formalità di registrazione e di pubblicità, immobiliare o commerciale, la traduzione in lingua italiana può essere effettuata dal notaio o da qualsiasi altro soggetto che conosca sia la lingua straniera, sia l’italiano, senza alcuna formalità, né giuramento, né altra qualificazione.

La traduzione in italiano può essere posta in calce o a margine del testo in lingua straniera o allegata alla scrittura privata e può contenere una clausola che stabilisca la prevalenza del testo in lingua straniera rispetto al testo in lingua italiana, nel caso di discordanza tra i due testi.

2) Scrittura privata scritta in doppia lingua, italiana e straniera, entrambe conosciute dal notaio.

Il notaio italiano può autenticare una scrittura privata redatta con testi in italiano e in lingua straniera se conosce anche la lingua straniera, in quanto anche in tali ipotesi è in grado di effettuare il controllo di legalità (art. 28 l. not.), il controllo di corrispondenza del testo alla volontà delle parti (art. 47 l. not. e art. 48 dei principi di deontologia) e la valutazione di conformità del testo in lingua italiana con quello in lingua straniera. Trattandosi di due testi di valore equivalente e non costituendo uno la traduzione dell’altro, è consigliabile che nel contratto sia inserita una clausola di prevalenza in caso di discordanza dei due testi.

I due testi, in lingua italiana e straniera, possono essere:

i) apposti a fronte l’uno dell’altro, quando la scrittura privata è redatta su doppia colonna con il testo in italiano nella prima colonna e il testo in lingua straniera nella seconda colonna o viceversa;

ii) redatti l’uno in calce all’altro, se il testo in lingua italiana può essere redatto in calce a quello in lingua straniera o viceversa;

iii) integrati nel corpo del testo, nel caso in cui ciascuna frase o paragrafo siano redatti in due lingue, uno di seguito all’altro.

È opportuno che la sottoscrizione delle parti sia riferibile a entrambi i testi. Le parti possono apporre le sottoscrizioni tra le due colonne o sotto entrambe le colonne nel caso i testi siano redatti a fronte oppure sotto entrambi i testi, se il testo in italiano segue l’altro o viceversa.

La formula di autentica viene redatta in italiano e in calce o a margine alla stessa può essere apposta la sua traduzione nella lingua straniera, effettuata dal notaio e debitamente sottoscritta. Anche in questa ipotesi, nella formula di autentica, è opportuno che il notaio dichiari di conoscere la lingua straniera.

3) Scrittura privata scritta in lingua italiana, con traduzione in lingua straniera conosciuta dal notaio. 

Questa ipotesi è solo residuale rispetto alla precedente e deve risultare espressamente dal contratto che, secondo la volontà delle parti, il testo in lingua straniera ha rango inferiore di traduzione del testo in italiano e pertanto, in caso di discordanza tra i due testi, prevarrà il testo in italiano. Ciò non esclude comunque la possibilità di specificare in un’apposita clausola, la prevalenza del testo italiano su quello in lingua straniera. 

La traduzione può essere apposta:

i) a fronte, quando la scrittura privata è redatta su doppia colonna con il testo in italiano nella prima colonna e la traduzione in lingua straniera nella seconda colonna;

(ii) in calce alla scrittura privata italiana;

(iii) nel corpo del testo, nel caso in cui ogni frase o paragrafo in italiano siano seguiti dalla loro rispettiva traduzione in lingua straniera.

Innanzitutto, nella versione in lingua straniera della scrittura privata italiana, è opportuno specificare espressamente, in testa o in calce alla traduzione stessa o nella formula di autentica, che si tratta di una traduzione, per quanto sopra specificato. 

La traduzione in una lingua straniera può essere predisposta dal notaio o dalle parti.

È opportuno specificare chi ha effettuato la traduzione.

Sia le parti, sia il notaio sottoscrivono il testo principale in italiano, mentre la traduzione effettuata dal notaio può essere sottoscritta solo da quest’ultimo. Se, invece, la traduzione è predisposta dalle parti, è preferibile che la sottoscrizione delle parti sia riferibile ad entrambi i testi. 

Le parti possono, quindi, apporre le sottoscrizioni tra le due colonne o sotto entrambe le colonne nel caso la traduzione sia redatta a fronte oppure sotto entrambi i testi, se la traduzione è posta in calce.

Se la traduzione redatta dalle parti o da un terzo viene allegata, anziché fare parte della scrittura privata, è opportuno che risulti dall’allegato medesimo chi è il soggetto che ha redatto la traduzione e sia sottoscritta dalle parti e dal notaio come allegato.

4) Scrittura privata scritta in doppia lingua di cui la lingua straniera non è conosciuta dal notaio.

Il notaio non può eseguire il controllo di legalità sul testo in lingua straniera, pertanto deve trasformare il documento in una scrittura privata scritta in italiano con allegata la traduzione in lingua straniera.

5) Scrittura privata scritta in lingua italiana con traduzione in lingua straniera non conosciuta dal notaio.

Ove non conosca la lingua straniera, il notaio non può autenticare direttamente il testo in lingua straniera, in quanto sarebbe impossibile effettuare il dovuto controllo di legalità sul contenuto della scrittura da autenticare e di corrispondenza del testo alla volontà delle parti.

Il notaio può, tuttavia, autenticare il solo testo in lingua italiana, allegando la traduzione in lingua straniera, effettuata da un esperto nominato dalle parti. 

Le eventuali formalità connesse alla traduzione (in primis, il giuramento) possono essere richieste dal notaio in base alle peculiarità del caso concreto in cui viene a operare, al fine di assicurarsi della corrispondenza tra i due testi e di effettuare il dovuto controllo di legalità non solamente sul testo italiano, ma anche sulla traduzione in lingua straniera.

A tal proposito, l’art. 68 reg. not., relativo alle formalità della traduzione di un testo in lingua straniera, si riferisce agli atti pubblici. L’orientamento ispettivo del Consiglio notarile di Milano n. 4 del 17 maggio 2011 (“Autenticazione di scritture private a raccolta redatte in lingua straniera”) estende per analogia l’applicazione di tale articolo anche alle scritture private, in modo che l’autentica delle sottoscrizioni di un testo in lingua straniera, non conosciuta dal notaio, sia consentita solo in presenza di un'attestazione di conformità effettuata da un perito scelto dalle parti. Nello stesso senso, gli orientamenti di diritto internazionale privato del Comitato interregionale dei Consigli notarili delle Tre Venezie (in particolare, “Procure per l’estero – lingua utilizzabile”), pur non prendendo posizione espressamente sulle formalità connesse alla traduzione, enfatizzano la funzione del notaio di verifica di legalità del testo e di sua rispondenza alla volontà di chi lo ha anche per le scritture private redatte in lingua straniera. Al di là dei citati orientamenti sul punto, si ritiene che l'autenticazione delle sottoscrizioni di una scrittura in lingua straniera non conosciuta dal notaio presupponga che il notaio stesso controlli la conformità tra i due testi, anche in assenza di asseverazione da parte di un perito (e, quindi, senza un intervento formale del traduttore), e dia conto dell’adempimento di tale formalità nel testo dell’autentica. Al contrario, tale controllo non è ritenuto necessario quando il notaio si limita ad autenticare soltanto le sottoscrizioni apposte al testo in lingua italiana, precisando, anche in questa ipotesi, tale circostanza nel testo dell’autentica.

Formula di autentica

In tutti i casi analizzati, la formula di autentica deve essere in italiano in quanto è l’unica parte promanante autonomamente dal notaio e, come tale, deve essere redatta nella lingua ufficiale propria al notaio stesso. Infatti, gli artt. 54 e 55 l. not. sono tecnicamente inapplicabili alla formula di autentica nella quale non compaiono delle parti. Tenuto conto, tuttavia, che si rilevano sempre più frequentemente, nella pratica, esigenze legate alla necessità di una rapida circolazione degli atti all’estero, che non devono essere conservati nella raccolta del notaio, qualora il notaio conosca la lingua straniera in cui è redatta la scrittura privata e ne abbia una piena padronanza, si ritiene possibile apporre in calce all’atto, oltre alla formula di autentica in italiano, debitamente firmata, anche la traduzione in lingua straniera della stessa, effettuata dal notaio autenticante, che dichiara di conoscere detta lingua.

Passiamo quindi ad analizzare la normativa che disciplina gli allegati all’atto pubblico notarile. 

La legge notarile considera gli allegati documenti diversi dall’atto pubblico, in quanto formati al di fuori della redazione dell’atto stesso e per i quali la fede pubblica riguarda solo il fatto dell’allegazione, in base all’indicazione eseguita a norma di legge, e, quindi, non dispone nulla in merito alla loro redazione e scritturazione.

L’art. 51, comma 1, l. not. si limita a prevedere gli obblighi:

– di allegazione della procura (n. 3),

– di menzione nell’atto dell’allegazione (n. 7), 

– di lettura alle parti da parte del notaio (n. 8) 

– di sottoscrizione degli allegati (n. 10), 

mentre l'art. 54 l. not., nel disporre che gli atti notarili devono essere scritti in lingua italiana, non fa alcun riferimento agli eventuali allegati degli atti pubblici.

Non è neppure riscontrabile testualmente, nella legge notarile, un riferimento esplicito ad un principio di autonomia strutturale tra atto notarile e suoi allegati e, quindi, ad una concezione unitaria degli stessi, secondo un’impostazione formalistica, che porti a ritenere applicabili agli allegati le norme che disciplinano l’atto pubblico.

Solo quando l’atto pubblico è redatto ai sensi degli art. 54, secondo comma, e 55 l. not. e i suoi allegati, per legge o per volontà delle parti, contengano elementi essenziali del contratto o riflettano una volontà negoziale delle parti dell’atto a cui sono allegati, si ritiene che la traduzione di detti allegati si imponga come necessaria per ragioni sostanziali prima che formali. In questo caso, poiché gli allegati si inseriscono e fanno parte del processo formativo dell’atto notarile, ricevuto con l’osservanza degli art. 54 e 55 l. not., sono a loro volta assoggettati, in via interpretativa, a questa disciplina. Si comprende, infatti, come il documento formato contestualmente all’atto notarile, o dalle parti ritenuto integrativo della volontà negoziale, costituisca parte di questo in senso sostanziale, nel senso che, rilevando pur sempre quale manifestazione della volontà negoziale contenuta nell’atto rogato, la diversa modalità di documentazione di questa volontà – con la quale è coincidente – non deve condurre a diverse conclusioni. La circostanza che quel documento estero non venga trasfuso, ma “allegato” all’atto notarile non deve portare a ritenere che l’assoggettamento alla disciplina sugli allegati determini la disapplicazione della disciplina sulla formazione degli atti notarili ricevuti alla presenza di soggetti stranieri[[2]]. 

In tutte le altre ipotesi, si deve ritenere che l’atto pubblico notarile abbia una natura diversa dai suoi allegati e, conseguentemente, la disciplina applicabile all’uno e agli altri sarà diversa, non potendosi ritenere applicabile agli allegati la disciplina dettata dagli art. 54 e 55 l. not.

Ritenere gli art. 54 e 55 l. not. non applicabili agli allegati dell’atto pubblico non significa, tuttavia, che la traduzione degli stessi non sia prevista necessariamente, in alcune ipotesi, da altre norme speciali o che il notaio, nell’espletamento della sua funzione di adeguamento e di controllo di legalità e di corrispondenza del testo alla volontà delle parti, non sia tenuto a comprendere integralmente il testo degli allegati. 

Ribadita, quindi, la diversa natura dell’atto pubblico notarile e dei suoi allegati, occorre a questo punto analizzare la disciplina applicabile ad alcune possibili casistiche:

i) documenti provenienti dall’estero, redatti in forma di atti ricevuti da un notaio straniero o da questi autenticati, allegati agli atti pubblici italiani; la l. 13 marzo 1980, n. 73 ha espressamente esteso la normativa sul deposito di cui all’art. 106, comma 1, n. 4, l. not. anche agli atti autenticati all'estero per procedere alla necessaria pubblicità:

la loro allegazione ad un atto pubblico o il loro deposito negli atti del notaio italiano svolgono la stessa funzione ai fini dell’obbligo di conservazione e del controllo di legalità e possono, quindi, essere considerati equivalenti. Pertanto, le norme relative alla traduzione previste in tema di deposito dei documenti scritti in lingua straniera provenienti dall’estero sono applicabili anche alla traduzione degli allegati costituiti da documenti scritti in lingua straniera provenienti dall’estero. Si precisa che tali norme richiedono la traduzione con riferimento ai soli documenti (depositati o allegati) redatti in forma di atti ricevuti da un notaio straniero o da questi autenticati. 

Ne consegue che l’omessa traduzione in lingua italiana degli atti ricevuti o autenticati all'estero e allegati ad un atto notarile italiano non costituisce violazione del secondo comma dell’art. 54 l. not., in quanto la prescrizione di detto articolo si riferisce alla sola redazione dell’atto notarile. L’allegazione ad un atto notarile di detti documenti formati all’estero si deve considerare avente valore di deposito presso il notaio rogante e la mancata traduzione dell’allegato configura un’inosservanza dell’art. 68 reg. not., punita con l’avvertimento o la censura. Non ne consegue, pertanto, la nullità dell’atto sancita dall’art. 58, n. 4, l. not., né la sanzione della sospensione comminata dall’art. 138, comma 1, n. 2, l. not.

ii) documenti provenienti dall’estero, redatti in forma di scrittura privata semplice (non autenticata), allegati agli atti pubblici italiani:

è un’ipotesi diversa da quella sub i), in quanto in questo caso i documenti allegati non mutano la loro natura “privata”, neanche se depositati presso un notaio italiano o allegati ad un atto notarile, in quanto la sottoscrizione apposta sulla scrittura privata non ha valore di firma autentica. In questo caso, la traduzione non è ritenuta necessaria, se non per poter procedere agli adempimenti fiscali o pubblicitari e, quindi, deve essere eseguita ai sensi della relativa disciplina speciale. 

iii) allegati redatti per scrittura privata semplice di atti ricevuti da un notaio straniero o da questi autenticati, atti a loro volta allegati ad un atto pubblico italiano:

per questa tipologia di allegati si possono raggiungere le medesime conclusioni di cui all’ipotesi sub ii). In entrambi i casi, infatti, non si può ritenere che tali documenti, solo perché depositati o allegati ad atti autentici, mutino natura e rivestano forma autentica.

iv) scritture private redatte in Italia ed in italiano, prive di contenuto negoziale, allegate agli atti pubblici ricevuti ai sensi degli art. 54, secondo comma e 55 l. not. in cui intervengano soggetti che non parlano italiano:

anche in questo caso le conclusioni sono le medesime raggiunte per le ipotesi sub. ii) e sub. iii), non rilevando, ai fini concettuali e ricostruttivi della questione, la differenza della provenienza, dall’estero o dall’Italia, di un documento avente la stessa natura e la stessa forma;

v) “documenti tecnici” provenienti dall’estero o scritti in italiano ed allegati agli atti pubblici ricevuti ai sensi degli art. 54, secondo comma e 55 l. not. in cui intervengano soggetti che non parlano italiano:

fermo rimanendo che il notaio deve essere sempre in grado di conoscere a pieno il contenuto degli allegati dell’atto, si potrebbe considerare non necessaria la traduzione di quegli allegati scritti in una lingua conosciuta dal notaio, che consistono in meri documenti “tecnici”[[3]]. A titolo di esempio, possono rientrare in questa categoria le parti scritte delle planimetrie catastali, i passaporti, i marchi, gli attestati di prestazione energetica, gli schemi esplicativi, le slides di presentazione, i timetable o i documenti redatti sulla base di una normativa internazionale come il bilancio consolidato di società appartenenti a gruppi societari internazionali. 

Pur avendo trattato fino a questo punto dei documenti allegati ad atti pubblici notarili, si possono raggiungere le medesime conclusioni per gli allegati alle scritture private autenticate, con la sola eccezione, ovviamente, di quanto sopra detto in merito agli allegati all’atto pubblico redatto ai sensi degli art. 54, secondo comma e 55 l. not.

NOTE